Dalam dunia bisnis dan digital, kita sering mendengar istilah hard copy dan soft copy. Keduanya sebenarnya memiliki satu tujuan yang sama dan itu menghadirkan atau menyimpan bahan dan data tertulis. Mengetahui perbedaan-perbedaan ini mungkin tidak banyak berubah pada pandangan Anda tentang istilah-istilah ini, tetapi pasti akan menjernihkan beberapa pertanyaan yang mungkin Anda miliki.

Apa itu Hard copy

Hard copy (salinan keras) adalah reproduksi fisik permanen dari media apa pun yang cocok untuk penggunaan langsung melalui cetakan. Mengambil istilah ‘hard copy’ itu sendiri memberi kita sedikit deskripsi tentang disentuh, dapat dilihat, dan nyata. Dengan kata lain, hard copy adalah data cetak yang dapat disimpan dan dibaca oleh seseorang. Tujuan utamanya adalah untuk memiliki catatan data Anda dalam bentuk fisik yang dapat Anda simpan untuk disimpan dengan aman jika perangkat penyimpanan Anda dalam beberapa kasus crash atau rusak.

Apa itu Soft copy

Soft copy, (salinan lunak) berbeda dengan salinan keras, adalah file dokumen digital yang belum dicetak. Soft copy biasanya dilihat oleh perangkat lunak tertentu seperti program pengolah kata, program database, perangkat lunak presentasi, atau program lain yang dapat membuka file ekstensi dokumen Anda. Salah satu tujuan soft copy adalah untuk menyediakan transfer file yang lebih mudah bahkan melalui jarak jauh dengan menggunakan email dan situs web yang didukung transfer file lainnya. Drive USB juga dapat digunakan untuk mentransfer file-file ini jika tidak ada jaringan (internet atau lokal) di dekat Anda.

Salah satu manfaat memiliki soft copy adalah penghapusan kebutuhan kertas, tinta, dan printer. Selain itu, menyalin adalah tugas yang mudah dengan hanya beberapa detik di mana Anda dapat memiliki 10 salinan identik dari data asli Anda.

Perbedaan:

Apa perbedaan antara hard copy dan soft copy? Perbedaan utama sebenarnya penampilan mereka dan bagaimana mereka disajikan. Dengan hard copy, Anda benar-benar dapat menyentuh dan menahan reproduksi file data Anda, sementara dengan soft copy, Anda hanya dapat mengedit file data (menganggap file dapat diedit) dan melihatnya melalui monitor atau tampilan layar.

Masing-masing memang memiliki kelebihan, tetapi sayangnya beberapa kelemahan juga, termasuk biaya. Memiliki hard copy katakanlah 20 halaman biografi akan dikenakan biaya lebih banyak hanya karena Anda telah menggunakan tinta dan kertas, sementara memiliki soft copy dari file dokumen hanya akan menghabiskan ruang penyimpanan. Portabilitas juga ikut berperan saat membicarakan sekitar 1.000 halaman dokumen yang dibawa-bawa. Bayangkan membawa file dokumen 1.000 kata yang tercetak dan stik USB kecil. Meskipun sebagian besar keuntungan mungkin berasal dari soft copy Anda, Anda juga harus mempertimbangkan manfaat dari dapat benar-benar membaca buku sambil memegangnya dan membalik halaman demi halaman.

Perbedaan hard copy dan soft copy dalam bentuk tabel:

Hard Copy Soft copy
Lebih mahal Lebih murah
Masalah portabilitas Tidak ada masalah portabilitas
Kesempatan yang lebih kecil untuk dipertahankan untuk waktu yang sangat lama Dapat dipertahankan untuk waktu yang sangat lama
Sifatnya fisik Sifatnya logis
Mengedit / memanipulasi lebih sulit Mengedit / memanipulasi lebih mudah

Jadi kesimpulannya, hard copy adalah cetakan dokumen fisik atau cetak, sedangkan soft copy sebenarnya adalah salinan dokumen yang disimpan di hard drive Anda atau perangkat penyimpanan lainnya.